- Telefon günlük iletişimimizde önemli bir yere sahiptir.
- Telefonda iletişim kurallarına dikkat etmek etkili iletişim kurmamızda fayda ve kolaylık sağlayacaktır.
- Telefonda etkili iletişim kurallarını biliyor olmamız uyguladığımız anlamına gelmez.
- Özellikle yoğun ve stresli iş ortamlarında iletişim kurallarının hepsi bilinmesine rağmen uygulama esnasında unutulur ve telefonu açan kişi o anki koşullarına göre yanıt verir.
- Alo, Efendim ve hatta bazen hiçbir tanıma sığmayan bir ses olabilir bu yanıtlama…
Telefonla iletişimde ufuk açmaya yarayacak kademe kademe uyacağımız bilgiler ise şunlardır:
Telefonumuz yalnız kalmamalı!
- Telefonumuzun başından ayrılmamız gerektiği durumda yerimize bakabilecek birine muhakkak rica etmeli ve ya mobil telefon imkanını kullanmalıyız. Şayet yerimize biri bakacak ise önemli notlar ise de kendisine iletmeliyiz.
Telefonla arama öncesinde…..:
- Bizi kimlerin, niçin, hangi konuda arayacağı, hangi konularda kimlerle görüşmek isteyeceği, karşılığında neler söyleneceği veya sorulacağı, fiyatlar, yetkili isimleri, telefon numaraları gibi ayrıntıları içeren “standart telefon görüşmesi” ile ilgili küçük bir plan yapılmalıdır.
- Telefon görüşmesi yaptığımız ortamın gürültü olmamasına dikkat edilmelidir.
Yanıtlamamız hızlı olmalı!
- Telefon uzun süre çalmamalı. Bu durum hem etrafı rahatsız eder hem de karşı tarafı yanıtsız bırakmamıza neden olabilir.
- Aramalara en çok iki sinyal sonrası yanıt verilmeli, dört sinyalden sonrası yanıt alamıyorsak telefonu kapatmalıyız.
Kendimizi Tanıtmalıyız!
Telefonu açar açmaz kendimizi tanıtmalıyız, günaydın, iyi günler v.b. gibi nazik bir selam sözcüğü ile konuşmaya başlamalıyız.
- Aranılan kişinin müsait olup olmadığı sorulmalı,
- Aradığımız numaranın doğru olup olmadığı teyit edilmelidir.
Sesimizi doğru kullanmalıyız!
- Ses tonu; nazik, samimi ve içten olmalı,
- Anlaşılır ve normal hızda konuşulmalı,
- Arayanın vurgulamalarına dikkat edilmelidir.
Not almayı ihmal etmemeliyiz!
- Arayanın ismi öğrenilince not alınmalı. Çünkü isim unutulabilir tekrar sormak zorunda kalınmamalı.
- İletilecek tarih, isim, telefon numarası ve benzeri bilgilerde mutlaka not alınmalıdır. Yanlış hatırlamalara zemin hazırlanmamalı.
Arayan kişiyi pürdikkat dinlemeliyiz!
- Arayan dikkatli bir şekilde dinlenmeli, karşı tarafın ne istediği anlaşılmalı, nasıl yardımcı olunacağı doğru izah edilmeli ya da doğru kişiye aktarılmalıdır.
Sabırlı ve nazik olmalıyız!
- Nezaket her zaman olumlu yönde etkiler.
- Doğru kişi biz değilsek dahi arayana gereken nezaket gösterilmeli ve telefon doğru kişiye aktarılmalıdır.
- Eksik ve kaba yanıt verilmemelidir.
- Haklı olunan durumlarda sabır gösterilmeli, pişmanlık duyulacak sözler sarf edilmemelidir.
Duygular karşı tarafa yansıtılmamalı!
- Telefon görüşmesinden önce yaşanan olası bir gerginlik karşıdaki kişiye yansıtılmamalıdır.
- Bu gibi olası durumlarda telefonu açmadan önce gülümsenmelidir.
Telefonda gülümsemeliyiz!
- Gülümsemek sese yansır.
- Konuşmaya olumlu bir hava katar, karşımızdaki negatif tavrı bile değiştirebilir.
Telefon kapatırken uygun zamanda kibarca veda etmeliyiz!